English version

Πολιτική απορρήτου

Τελευταία ενημέρωση: 1 Οκτωβρίου 2026

Η πολιτική αυτή εξηγεί ποια προσωπικά δεδομένα επεξεργάζεται το Ledgera, γιατί, ποιος τα βλέπει, πόσο τα κρατάμε και πώς ασκείτε τα δικαιώματά σας. Αφορά τον ιστότοπο ledgera.gr, την εφαρμογή διαχείρισης στον browser και την εφαρμογή Ledgera για iOS και Android.

Το Ledgera δεν πουλάει δεδομένα, δεν δείχνει διαφημίσεις και δεν σας παρακολουθεί σε άλλες εφαρμογές ή ιστότοπους.

Ποιοι είμαστε

Το Ledgera είναι προϊόν της devatic.

Για οτιδήποτε αφορά τα προσωπικά σας δεδομένα γράψτε στο info@devatic.gr. Απαντάμε το αργότερο μέσα σε έναν μήνα.

Ποιος είναι υπεύθυνος για τι

Στο Ledgera συναντώνται δύο ρόλοι, και είναι σημαντικό να τους ξεχωρίζετε:

  • Για τους λογαριασμούς των μελών ενός λογιστικού γραφείου (Ιδιοκτήτες και Συνεργάτες), για τη σύνδεση στην εφαρμογή και για τον ιστότοπο, υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η devatic.
  • Για το πελατολόγιο που κρατά κάθε λογιστικό γραφείο (τα στοιχεία των πελατών του, οι εργασίες, οι χρεώσεις, οι πληρωμές και τα έγγραφα), υπεύθυνος επεξεργασίας είναι το ίδιο το γραφείο. Εμείς είμαστε εκτελούντες την επεξεργασία: φυλάμε και επεξεργαζόμαστε αυτά τα δεδομένα μόνο για λογαριασμό του γραφείου και σύμφωνα με τις οδηγίες του.

Αν είστε πελάτης ενός λογιστικού γραφείου και θέλετε να δείτε, να διορθώσετε ή να διαγράψετε στοιχεία σας, απευθυνθείτε πρώτα στο γραφείο σας. Αν μας γράψετε εμάς, θα προωθήσουμε το αίτημα στο γραφείο και θα το βοηθήσουμε να απαντήσει.

Ο λογαριασμός σας

Λογαριασμό έχουν τρία είδη ανθρώπων: ο Ιδιοκτήτης που δημιουργεί ένα γραφείο, οι Συνεργάτες που προσκαλεί, και οι πελάτες στους οποίους το γραφείο δίνει πρόσβαση για να βλέπουν τα δικά τους στοιχεία. Για κάθε λογαριασμό κρατάμε:

  • Ονοματεπώνυμο και διεύθυνση email.
  • Τον κωδικό πρόσβασης, μόνο σε μορφή κρυπτογραφικού κατακερματισμού (hash). Κανείς, ούτε εμείς, δεν μπορεί να τον διαβάσει.
  • Σε ποια γραφεία ανήκετε και με ποιον ρόλο.
  • Αν ο λογαριασμός δημιουργήθηκε από άλλον (πρόσκληση ή πρόσβαση πελάτη), μια σήμανση που σας ζητά να ορίσετε δικό σας κωδικό.
  • Τις ενεργές συνδέσεις σας: πότε λήγουν, τη διεύθυνση IP και τον τύπο συσκευής ή browser από τον οποίο συνδεθήκατε. Τα χρησιμοποιούμε για την ασφάλεια του λογαριασμού.

Το πελατολόγιο του γραφείου

Ό,τι καταχωρεί ένα γραφείο για τους πελάτες του το επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό του. Ανάλογα με το τι επιλέγει να καταχωρίσει, μπορεί να περιλαμβάνει:

  • Στοιχεία ταυτότητας: ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, ημερομηνία γέννησης, αριθμό δελτίου ταυτότητας.
  • Φορολογικά και ασφαλιστικά στοιχεία: ΑΦΜ, ΔΟΥ, ΑΜΚΑ, και για επιχειρήσεις επωνυμία, αριθμό ΓΕΜΗ και ημερομηνία σύστασης.
  • Στοιχεία επικοινωνίας: τηλέφωνο, email, διεύθυνση.
  • Τραπεζικό λογαριασμό (IBAN).
  • Οικογενειακές σχέσεις μεταξύ πελατών (σύζυγος, γονέας, τέκνο, αδελφός) και ρόλους σε επιχειρήσεις (ιδιοκτήτης, εταίρος, νόμιμος εκπρόσωπος).
  • Εργασίες, χρεώσεις, δόσεις, κωδικούς πληρωμής, πληρωμές και διαγραφές οφειλών.
  • Έγγραφα, όπως φορολογικές δηλώσεις, εκκαθαριστικά ΕΝΦΙΑ, ειδοποιητήρια ΕΦΚΑ, συμβάσεις και αντίγραφα ταυτότητας.
  • Εσωτερικές σημειώσεις του γραφείου.

Ένας πελάτης με πρόσβαση βλέπει μόνο τα δικά του στοιχεία και μόνο τα έγγραφα που το γραφείο έχει επιλέξει να μοιραστεί μαζί του. Οι εσωτερικές σημειώσεις του γραφείου δεν του εμφανίζονται ποτέ. Το μόνο που μπορεί να καταχωρίσει ο ίδιος είναι ότι πλήρωσε μια οφειλή προς τρίτο (για παράδειγμα ΕΝΦΙΑ ή ΕΦΚΑ).

Όταν ένα γραφείο εισάγει πελάτες από αρχείο CSV, το αρχείο διαβάζεται στον browser του γραφείου και δεν ανεβαίνει ποτέ στους διακομιστές μας. Αποθηκεύονται μόνο οι γραμμές που εισάγονται.

Τα email που στέλνουμε

Στέλνουμε email για λογαριασμό του γραφείου, μόνο όταν το ζητήσει: καλωσόρισμα πελάτη, πρόσβαση πελάτη, ολοκλήρωση ή ακύρωση εργασίας, νέα έγγραφα, νέα χρέωση, πρόσκληση συνεργάτη. Επίσης στέλνουμε τα email επιβεβαίωσης διεύθυνσης και επαναφοράς κωδικού.

Για κάθε email κρατάμε τον παραλήπτη, την ώρα αποστολής και ένα αντίγραφο όσων έγραφε, ώστε το γραφείο να ξέρει τι ενημερώθηκε ο πελάτης και πότε. Οι απαντήσεις πηγαίνουν στο γραφείο, όχι σε εμάς. Δεν στέλνουμε διαφημιστικά email.

Η εφαρμογή Ledgera

Η εφαρμογή για κινητά ζητά μόνο μία άδεια: για ειδοποιήσεις. Δεν χρησιμοποιεί κάμερα, φωτογραφίες, μικρόφωνο, επαφές ή τοποθεσία. Επιπλέον της σύνδεσής σας, συλλέγει τα εξής:

  • Ειδοποιήσεις (OneSignal): ένα αναγνωριστικό ειδοποιήσεων της συσκευής σας, συνδεδεμένο με το αναγνωριστικό του λογαριασμού σας, ώστε μια ειδοποίηση να φτάνει σε εσάς και όχι σε όποιον είχε τη συσκευή πριν.
  • Στατιστικά χρήσης και σφάλματα (PostHog, διακομιστές στην ΕΕ): ποιες οθόνες ανοίγετε, πού πατάτε, και αναφορές σφαλμάτων όταν κάτι σπάσει. Συνδέονται με το αναγνωριστικό του λογαριασμού σας, το γραφείο και τον ρόλο σας, ποτέ με το όνομα ή το email σας. Τα χρησιμοποιούμε για να διορθώνουμε σφάλματα και να βελτιώνουμε την εφαρμογή.
  • Ρυθμίσεις λειτουργιών (Flagsmith): το αναγνωριστικό του λογαριασμού σας, το γραφείο και ο ρόλος σας, ώστε να ενεργοποιούμε νέες λειτουργίες σταδιακά.
  • Ενημερώσεις εφαρμογής (Expo): η εφαρμογή ελέγχει για νέες εκδόσεις, κάτι που αποκαλύπτει στον διακομιστή ενημερώσεων τη διεύθυνση IP της συσκευής.

Στη συσκευή σας αποθηκεύονται, στον ασφαλή χώρο κλειδιών του λειτουργικού, η σύνδεσή σας και το γραφείο με το οποίο δουλεύετε. Με την αποσύνδεση διαγράφονται και αποσυνδέεστε από τις ειδοποιήσεις και τα στατιστικά.

Ο ιστότοπος και τα cookies

Ο ιστότοπος ledgera.gr δεν χρησιμοποιεί cookies ούτε εργαλεία στατιστικών. Αν μας ζητήσετε επίδειξη, χρησιμοποιούμε το όνομα, το email και το τηλέφωνο που δίνετε μόνο για να σας απαντήσουμε.

Η εφαρμογή διαχείρισης στον browser χρησιμοποιεί ένα μόνο cookie, απολύτως απαραίτητο: αυτό που σας κρατά συνδεδεμένους. Επίσης κρατά στον browser σας (local storage) το γραφείο με το οποίο δουλεύετε, τη γλώσσα και αν η πλαϊνή στήλη είναι ανοιχτή. Επειδή τίποτα από αυτά δεν είναι για στατιστικά ή διαφήμιση, δεν χρειάζεται συναίνεση.

Κάθε αίτημα προς τους διακομιστές μας καταγράφεται για λόγους ασφάλειας και διάγνωσης σφαλμάτων, με τη διεύθυνση IP, την ώρα και το αποτέλεσμα.

Γιατί και με ποια νομική βάση

  • Για να σας παρέχουμε την υπηρεσία που ζητήσατε: λογαριασμός, σύνδεση, ειδοποιήσεις, email (εκτέλεση σύμβασης, άρθρο 6 παρ. 1 β ΓΚΠΔ).
  • Για την ασφάλεια της υπηρεσίας, την πρόληψη κατάχρησης, τη διόρθωση σφαλμάτων και τη βελτίωση της εφαρμογής (έννομο συμφέρον, άρθρο 6 παρ. 1 στ ΓΚΠΔ).
  • Για όσα μας επιβάλλει ο νόμος (νομική υποχρέωση, άρθρο 6 παρ. 1 γ ΓΚΠΔ).
  • Για το πελατολόγιο, τη νομική βάση την επιλέγει το γραφείο ως υπεύθυνος επεξεργασίας, συνήθως τη σύμβαση με τον πελάτη του και τις φορολογικές του υποχρεώσεις.

Ποιοι άλλοι επεξεργάζονται δεδομένα

Χρησιμοποιούμε τους παρακάτω παρόχους, ο καθένας μόνο για τη δουλειά του και με σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων:

  • Φιλοξενία διακομιστών και βάσεων δεδομένων: [ΠΑΡΟΧΟΣ ΚΑΙ ΧΩΡΑ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑΣ].
  • Amazon Web Services (S3), για τα έγγραφα: [ΠΕΡΙΟΧΗ AWS S3].
  • Resend, για την αποστολή email.
  • OneSignal, για τις ειδοποιήσεις, μέσω των υπηρεσιών της Apple (APNs) και της Google (FCM).
  • PostHog, στους διακομιστές του στην ΕΕ, για στατιστικά χρήσης και αναφορές σφαλμάτων της εφαρμογής.
  • Flagsmith, για τις ρυθμίσεις λειτουργιών της εφαρμογής.
  • Expo, για τις ενημερώσεις της εφαρμογής.

Δεν δίνουμε δεδομένα σε κανέναν άλλον, εκτός αν μας το επιβάλλει ο νόμος, για παράδειγμα με εντολή δικαστικής ή φορολογικής αρχής.

Ορισμένοι από αυτούς τους παρόχους είναι εκτός ΕΕ (στις ΗΠΑ ή στο Ηνωμένο Βασίλειο). Η διαβίβαση στηρίζεται σε απόφαση επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ, Ηνωμένο Βασίλειο) ή στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Επιτροπής.

Πόσο τα κρατάμε

  • Τον λογαριασμό σας, όσο υπάρχει. Αν αφαιρεθείτε από ένα γραφείο, χάνετε αμέσως την πρόσβαση σε αυτό. Ο ίδιος ο λογαριασμός διαγράφεται όταν το ζητήσετε (δείτε παρακάτω).
  • Τις συνδέσεις, μέχρι να λήξουν ή να αποσυνδεθείτε.
  • Το πελατολόγιο, όσο το κρατά το γραφείο. Το γραφείο αποφασίζει πότε διαγράφει στοιχεία, μέσα στα όρια που του θέτει ο νόμος: τα λογιστικά αρχεία και τα δικαιολογητικά τους φυλάσσονται κατά κανόνα τουλάχιστον πέντε χρόνια (ν. 4308/2014), και περισσότερο όσο δεν έχει παραγραφεί το δικαίωμα ελέγχου της φορολογικής αρχής.
  • Όταν το γραφείο διαγράφει ένα έγγραφο, αφαιρείται αμέσως από τον φάκελο του πελάτη. Το αντίγραφο του αρχείου στον χώρο αποθήκευσης διαγράφεται οριστικά κατόπιν αιτήματος του γραφείου.
  • Τα αντίγραφα των email, όσο υπάρχει ο πελάτης στο πελατολόγιο του γραφείου.

Δεν διαγράφουμε ακόμη αυτόματα δεδομένα με χρονοδιάγραμμα. Ό,τι δεν καλύπτει η νομική υποχρέωση του γραφείου, το διαγράφουμε όταν μας το ζητήσετε.

Διαγραφή λογαριασμού

Για να διαγραφεί ο λογαριασμός σας, πατήστε «Διαγραφή λογαριασμού» στην οθόνη Λογαριασμός της εφαρμογής, ή γράψτε στο info@devatic.gr από τη διεύθυνση email του λογαριασμού. Θα επιβεβαιώσουμε ότι το αίτημα είναι δικό σας και θα τον διαγράψουμε μέσα σε έναν μήνα.

Διαγράφονται η σύνδεσή σας, ο κωδικός, οι συνδέσεις, η συμμετοχή σας σε γραφεία, το αναγνωριστικό ειδοποιήσεων και τα στατιστικά που συνδέονται με τον λογαριασμό σας.

Αν είστε πελάτης ενός γραφείου, η διαγραφή του λογαριασμού δεν διαγράφει τον φάκελό σας στο πελατολόγιο του γραφείου: αυτόν τον κρατά το γραφείο, σύμφωνα με τις δικές του υποχρεώσεις. Αν είστε ο μοναδικός Ιδιοκτήτης ενός γραφείου, θα συνεννοηθούμε μαζί σας για το τι θα γίνει με τα δεδομένα του γραφείου πριν διαγράψουμε οτιδήποτε.

Τα δικαιώματά σας

Έχετε δικαίωμα να ζητήσετε πρόσβαση στα δεδομένα σας, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμό της επεξεργασίας, φορητότητα και να αντιταχθείτε σε επεξεργασία που βασίζεται στο έννομο συμφέρον μας.

Γράψτε στο info@devatic.gr. Για στοιχεία του πελατολογίου, απευθυνθείτε πρώτα στο γραφείο σας, όπως εξηγούμε παραπάνω.

Αν θεωρείτε ότι παραβιάζουμε τη νομοθεσία, μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).

Ασφάλεια

  • Όλη η επικοινωνία με τους διακομιστές μας είναι κρυπτογραφημένη (HTTPS).
  • Οι κωδικοί αποθηκεύονται μόνο ως hash.
  • Κάθε γραφείο βλέπει μόνο τα δικά του δεδομένα, και κάθε πελάτης μόνο τα δικά του.
  • Τα έγγραφα ανεβαίνουν και κατεβαίνουν απευθείας από τον χώρο αποθήκευσης, με συνδέσμους που λήγουν σε λίγα δευτερόλεπτα.
  • Ο λογαριασμός που δημιουργεί άλλος για εσάς δεν δουλεύει μέχρι να ορίσετε δικό σας κωδικό.

Ανήλικοι

Το Ledgera απευθύνεται σε λογιστικά γραφεία και στους πελάτες τους. Δεν δημιουργούμε εν γνώσει μας λογαριασμούς για παιδιά κάτω των 15 ετών. Ένα γραφείο μπορεί να καταχωρίσει στοιχεία ανηλίκων στο πελατολόγιό του, για παράδειγμα εξαρτώμενα μέλη, με δική του ευθύνη ως υπεύθυνος επεξεργασίας.

Αλλαγές

Όταν αλλάζει κάτι ουσιαστικό, ενημερώνουμε αυτή τη σελίδα και την ημερομηνία στην αρχή της, και ειδοποιούμε τους Ιδιοκτήτες των γραφείων με email.

Privacy policy

Last updated: 1 October 2026

This policy explains what personal data Ledgera processes, why, who sees it, how long we keep it and how you exercise your rights. It covers the ledgera.gr website, the admin web app and the Ledgera app for iOS and Android. The Greek version above is the binding one.

Ledgera does not sell data, does not show ads and does not track you across other apps or websites.

Who we are

Ledgera is a product of devatic.

For anything about your personal data, write to info@devatic.gr. We answer within one month at the latest.

Who is responsible for what

Two roles meet in Ledgera, and it matters which one applies:

  • For the accounts of an accounting office’s members (Owners and Staff), for signing in and for this website, devatic is the controller.
  • For the client book each office keeps (its clients’ details, tasks, charges, payments and documents), the office itself is the controller. We are its processor: we store and process that data only on the office’s behalf and on its instructions.

If you are a client of an accounting office and want to see, correct or delete your details, ask your office first. If you write to us instead, we pass the request to the office and help it answer.

Your account

Three kinds of people have an account: the Owner who creates an office, the Staff they invite, and the clients an office gives access so they can see their own records. For each account we keep:

  • Name and email address.
  • Your password, only as a cryptographic hash. Nobody, us included, can read it.
  • Which offices you belong to and in what role.
  • If someone else created the account for you (an invitation or client access), a flag asking you to set your own password.
  • Your active sign-ins: when they expire, the IP address and the type of device or browser you signed in from. We use these to keep your account secure.

An office’s client book

Whatever an office records about its clients we process on its behalf. Depending on what it chooses to record, this can include:

  • Identity details: name, father’s name, date of birth, ID card number.
  • Tax and social security details: tax number (ΑΦΜ), tax office, social security number (ΑΜΚΑ), and for businesses their legal name, registry number (ΓΕΜΗ) and incorporation date.
  • Contact details: phone, email, address.
  • Bank account (IBAN).
  • Family relations between clients (spouse, parent, child, sibling) and roles in businesses (owner, partner, legal representative).
  • Tasks, charges, installments, payment codes, payments and write-offs.
  • Documents, such as tax returns, property tax (ΕΝΦΙΑ) notices, social security (ΕΦΚΑ) notices, contracts and ID copies.
  • The office’s internal notes.

A client with access sees only their own records, and only the documents the office has chosen to share with them. The office’s internal notes are never shown to them. The one thing they can record themselves is that they paid an amount owed to a third party (for example ΕΝΦΙΑ or ΕΦΚΑ).

When an office imports clients from a CSV file, the file is read in the office’s browser and never uploaded to our servers. Only the rows it imports are stored.

The emails we send

We send email on an office’s behalf, only when it asks: a client welcome, client access, a task completed or cancelled, new documents, a new charge, a staff invitation. We also send address verification and password reset emails.

For each email we keep the recipient, when it was sent and a copy of what it said, so the office knows what its client was told and when. Replies go to the office, not to us. We do not send marketing email.

The Ledgera app

The mobile app asks for one permission only: notifications. It does not use the camera, photos, microphone, contacts or location. Apart from your sign-in, it collects the following:

  • Notifications (OneSignal): a push identifier for your device, linked to your account identifier, so a notification reaches you and not whoever had the device before.
  • Usage statistics and errors (PostHog, EU servers): which screens you open, where you tap, and crash reports when something breaks. They are linked to your account identifier, office and role, never to your name or email. We use them to fix bugs and improve the app.
  • Feature settings (Flagsmith): your account identifier, office and role, so we can switch new features on gradually.
  • App updates (Expo): the app checks for new versions, which tells the update server your device’s IP address.

Your sign-in and the office you are working in are stored on your device, in the operating system’s secure keychain. Signing out removes them and disconnects you from notifications and statistics.

The website and cookies

The ledgera.gr website uses no cookies and no analytics. If you ask us for a demo, we use the name, email and phone you give only to reply to you.

The admin web app uses one cookie, which is strictly necessary: the one that keeps you signed in. It also keeps in your browser (local storage) the office you are working in, your language and whether the sidebar is open. None of this is for statistics or advertising, so no consent is needed.

Every request to our servers is logged for security and troubleshooting, with the IP address, the time and the outcome.

Why, and on what legal basis

  • To provide the service you asked for: account, sign-in, notifications, email (performance of a contract, GDPR Art. 6(1)(b)).
  • To keep the service secure, prevent abuse, fix bugs and improve the app (legitimate interest, GDPR Art. 6(1)(f)).
  • For what the law requires of us (legal obligation, GDPR Art. 6(1)(c)).
  • For the client book, the office as controller chooses the legal basis, usually its contract with its client and its tax obligations.

Who else processes data

We use the following providers, each only for its own job and under a data processing agreement:

  • Server and database hosting: [ΠΑΡΟΧΟΣ ΚΑΙ ΧΩΡΑ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑΣ].
  • Amazon Web Services (S3), for documents: [ΠΕΡΙΟΧΗ AWS S3].
  • Resend, to send email.
  • OneSignal, for notifications, through Apple’s (APNs) and Google’s (FCM) services.
  • PostHog, on its EU servers, for the app’s usage statistics and crash reports.
  • Flagsmith, for the app’s feature settings.
  • Expo, for app updates.

We give data to nobody else, unless the law requires it, for example an order from a court or a tax authority.

Some of these providers are outside the EU (in the United States or the United Kingdom). Transfers rely on a European Commission adequacy decision (the EU-US Data Privacy Framework, the United Kingdom) or on the Commission’s standard contractual clauses.

How long we keep it

  • Your account, for as long as it exists. If you are removed from an office, you lose access to it at once. The account itself is deleted when you ask (see below).
  • Sign-ins, until they expire or you sign out.
  • The client book, for as long as the office keeps it. The office decides when to delete records, within the limits the law sets: accounting records and their supporting documents are generally kept for at least five years (Law 4308/2014), and longer while the tax authority can still audit them.
  • When an office deletes a document, it disappears from the client’s file at once. The stored copy of the file is permanently erased when the office asks us to.
  • Copies of emails, for as long as the client remains in the office’s client book.

We do not yet delete data automatically on a schedule. Whatever the office’s legal obligations do not cover, we delete when you ask.

Deleting your account

To have your account deleted, tap “Διαγραφή λογαριασμού” (Delete account) on the app’s Account screen, or write to info@devatic.gr from your account’s email address. We confirm the request is yours and delete the account within one month.

We delete your sign-in, password, sessions, office memberships, push identifier and the statistics linked to your account.

If you are an office’s client, deleting your account does not delete your file in the office’s client book: the office keeps it, under its own obligations. If you are the only Owner of an office, we agree with you what happens to the office’s data before we delete anything.

Your rights

You have the right to ask for access to your data, correction, deletion, restriction of processing and portability, and to object to processing based on our legitimate interest.

Write to info@devatic.gr. For client book records, ask your office first, as explained above.

If you believe we are breaking the law, you can complain to the Hellenic Data Protection Authority (www.dpa.gr).

Security

  • All communication with our servers is encrypted (HTTPS).
  • Passwords are stored only as hashes.
  • Each office sees only its own data, and each client only their own.
  • Documents are uploaded and downloaded directly from storage, with links that expire within seconds.
  • An account someone else created for you does not work until you set your own password.

Minors

Ledgera is meant for accounting offices and their clients. We do not knowingly create accounts for children under 15. An office may record minors in its client book, for example dependants, under its own responsibility as controller.

Changes

When something material changes, we update this page and the date at its top, and we email the Owners of every office.